Paramedie Kennemerland en AceDigital
Waar we staan
Hier zie je hoe ver de bouw van de nieuwe website is, wat we van jullie nodig hebben en wat er na de livegang kan. Wij vinken af zodra iets klaar is.
Eerst nodig van PK
Hiermee zetten we de site en de mail op het eigen domein.
Domeinnaam paramediekennemerland.nl verhuizen
Stuur ons de verhuiscode (of de inlog van de huidige registrar). Dan zetten we het domein over en koppelen we website en mail. Tot die tijd bouwen we op het testadres.
Welke e-mailadressen er nu komen
Google Workspace komt er. penningmeester@ bestaat al; genoemd zijn voorzitter@, secretaris@, bestuur@, communicatie@ en domeinen@. Welke maken we nu aan, en wie gebruikt elk adres?
Huidige mailbox van de penningmeester
Bij welke partij is het domein nu geregistreerd en waar loopt de mail van penningmeester@ (Google, Microsoft of de registrar zelf)? Dan plannen we de verhuizing zo dat niemand zonder mail zit.
Wie krijgt een beheeraccount
Namen en e-mailadressen van de CRM-beheerders en van de domeincoördinatoren per domein.
Fase 1: de bouw
De onderdelen uit het voorstel, met de uren die ervoor staan en de stappen die we zetten.
Technische basis
Multisite-installatie, hosting, domein, DNS, mail, child theme.
7 van 9 stappen klaar
- Flywheel-omgeving en WordPress multisite (klaar)
- Avada en plugins geïnstalleerd (klaar)
- Veilige toegang, deploy en back-ups (klaar)
- Child theme Paramedie Kennemerland (klaar)
- Domein koppelen en netwerk omzetten naar paramediekennemerland.nl (klaar)
- DNS en subdomeinen per domein (klaar)
- Mail op het eigen domein (ja), systeemmails via SMTP (na livegang) (klaar)
- Tweestapsverificatie voor beheerders (open)
- SEO-plugin en tagmanager (open)
Webhuisstijl
Webpalet op basis van het logo (contrastveilig), typografie, componenten, inclusief één revisieronde.
5 van 5 stappen klaar
- Webpalet met contrastberekening (klaar)
- Typografie en componenten (klaar)
- Ontwerp homepage, domeinpagina en praktijkzoeker (klaar)
- Huisstijl ingesteld in Avada (klaar)
- Revisieronde na feedback (klaar)
Hoofdsite
Home met twee ingangen (paramedicus, partner), voor paramedici, samenwerken met PK, wat we doen, over PK (inclusief uitleg vertegenwoordiging en besluitvorming), lid worden, contact met drie formulieren (paramedicus, partner, algemeen).
7 van 7 stappen klaar
- Header, footer en menu (klaar)
- Home (klaar)
- Voor paramedici en lid worden (klaar)
- Samenwerken met PK (klaar)
- Wat we doen (klaar)
- Over PK, vertegenwoordiging en besluitvorming (klaar)
- Contact met formulier (klaar)
Disciplinepagina’s
Template plus uitrol van acht pagina's met vertegenwoordiger, mono-informatie en praktijken van die discipline.
3 van 3 stappen klaar
- Template met vertegenwoordiger en mono-informatie (klaar)
- Praktijken van de discipline op de pagina (klaar)
- Zes pagina's gevuld (klaar)
Agenda
Bijeenkomsten met domeinlabel, aanmelden via formulier of externe link, doorplaatsen naar subsites.
4 van 7 stappen klaar
- Bijeenkomsten met domeinlabel (klaar)
- Agendaoverzicht en compact blok voor de homepage (klaar)
- Aanmelden: met één klik voor leden, formulier voor anderen, of externe link (open)
- Bevestigingsmail en melding aan de organisator (open)
- Deelnemerslijst met export (open)
- Toevoegen aan je agenda (iCal) (klaar)
- Agenda van het domein op de subsites (klaar)
Nieuws
Berichten met domeinlabel en categorieën (waaronder terugkoppeling uit regionale overleggen), doorplaatsen naar subsites.
3 van 3 stappen klaar
- Berichten met domeinlabel en categorieën (klaar)
- Categorie Uit de overleggen (klaar)
- Nieuws van het domein op de subsites (klaar)
Projecten
Vast stramien (aanleiding, opgave, partners, bijdrage PK, disciplines, resultaat, contactpersoon), doorplaatsen naar subsites.
2 van 2 stappen klaar
- Projecten met vast stramien (klaar)
- Projecten van het domein op de subsites (klaar)
Template subsite
Eerste domein-subsite, tevens template: home, aandachtsgebieden, wie, praktijken, agenda, nieuws, projecten, meedoen; eigen kleur en menu.
3 van 4 stappen klaar
- Voorbeeldsite op subsite.paramediekennemerland.nl (klaar)
- Header met domeinnaam en accentlijn in de domeinkleur (klaar)
- Pagina's: home, aandachtsgebieden, wie, praktijken, agenda, nieuws, projecten, meedoen (klaar)
- Akkoord van het bestuur op de voorbeeldsite (open)
Uitrol subsites
De vijf andere domein-subsites op basis van de template, inclusief plaatsen van aangeleverde content.
0 van 7 stappen klaar
- Ouderen en kwetsbare doelgroepen (open)
- Kind en jeugd (open)
- Revalidatie en herstel (open)
- Oncologie (open)
- Chronisch en leefstijl (open)
- Langdurige zorg en participatie (open)
- Voorbeeldsite opgeruimd (open)
Ledenadministratie
Statussen (interesse, lid), beheerrol met eigen rechten, interesseformulier met notificatie naar CRM-beheer en de betreffende monodiscipline.
1 van 6 stappen klaar
- Praktijken en personen met disciplines, domeinen en gemeenten (klaar)
- Overzichten met filters, bulkacties en opgeslagen lijsten (open)
- Bewerkschermen met wijzigingslog (open)
- Interesseformulier met melding aan CRM-beheer en de mono (open)
- Export, ook voor Mailchimp (open)
- Dashboard datakwaliteit (open)
Praktijkzoeker en ledenoverzicht
Eén component met filters op discipline, domein en gemeente; publiek op hoofdsite en disciplinepagina's, uitgebreid in het intranet; één detailpagina per praktijk.
2 van 3 stappen klaar
- Zoeker met filters op discipline, domein en gemeente (klaar)
- Detailpagina per praktijk (klaar)
- Uitgebreide versie in het intranet (open)
Import ledendata
Samenvoegen van Mailchimp-export en losse bestanden, één importronde, aanlevering lijst met ontbrekende gegevens door AceDigital.
0 van 3 stappen klaar
- Proefimport en controle (open)
- Lijst met ontbrekende gegevens naar PK (open)
- Definitieve import (open)
Intranet basis
Inloggen, eigen profiel, agenda, aanmelden, mijn aanmeldingen, ledenoverzicht.
0 van 6 stappen klaar
- Inloggen en wachtwoord vergeten (open)
- Welkomstpagina (open)
- Eigen profiel en wijziging doorgeven (open)
- Agenda en mijn aanmeldingen (open)
- Ledenoverzicht (open)
- Accounts voor leden (open)
Rollen en rechten
Domeincoördinatoren beheren hun eigen subsite; bij nieuwe agenda-items, berichten en projecten op de hoofdsite staat hun eigen domein standaard ingevuld.
0 van 3 stappen klaar
- Rollen voor CRM-beheer, coördinatoren en leden (open)
- Eigen domein standaard ingevuld (open)
- Opgeschoond beheer per rol (open)
Toegankelijkheid
WCAG 2.1 AA basis: contrast, structuur, toetsenbord, formulieren, controles.
1 van 3 stappen klaar
- Automatische controle per template (klaar)
- Handmatige ronde met toetsenbord en schermlezer (open)
- Toegankelijkheidsverklaring (open)
AVG en tracking
Privacyverklaring, cookiebanner, algemene voorwaarden, basistracking (GA4 via GTM).
0 van 3 stappen klaar
- Concepten privacyverklaring, cookieverklaring en algemene voorwaarden (open)
- Cookiebanner (open)
- Google Analytics via Tag Manager (open)
Oplevering
Testen, livegang, handleiding, instructiesessie, verwerkersovereenkomst, afstemming.
0 van 4 stappen klaar
- Testen (open)
- Handleiding (open)
- Instructiesessie (open)
- Livegang (open)
Content
Teksten en beeld. Wat er per pagina nodig is, staat in het contentplan.
Keuze: wie schrijft de teksten
De eerste maand een mix van zelf en samen schrijven. Per pagina staat in het contentplan wat er nodig is.
Teksten hoofdsite
Home, voor paramedici, samenwerken met PK, wat we doen, over PK (vertegenwoordiging en besluitvorming), lid worden, contact. Samen schrijven.
Teksten disciplinepagina’s
Per discipline een korte uitleg en de route naar lidmaatschap via de mono. Veel staat al op de sites van de mono's; voor ergotherapie is er nog geen site.
Teksten domein-subsites
Per domein: introductie, aandachtsgebieden, wie er meedoen en hoe je kunt meedoen.
Eerste agenda-items, nieuws en projecten
Een paar echte bijeenkomsten, berichten (ook uit de overleggen) en lopende projecten, zodat de site bij livegang gevuld is.
Beeld
Het ontwerp werkt ook zonder foto's. Hebben jullie eigen beeld van bijeenkomsten of paramedici aan het werk, lever het dan aan.
Ledenbestanden en gegevens
Alles wat de ledenadministratie, de praktijkzoeker en de disciplinepagina's vult.
Mailchimp-export
Alle contacten met hun tags, als CSV-export uit Mailchimp.
Ledenlijsten van de mono’s
De Excel-lijsten per discipline. Verschillende kolomnamen zijn geen probleem, wij zetten ze om.
HubSpot-export fysiotherapie
Contacten en bedrijven als twee CSV-bestanden.
Bestuur, adviseurs en andere betrokkenen
Mensen zonder eigen praktijk die wel in de ledenadministratie horen, met hun rol.
Gegevens per discipline
Per discipline: vertegenwoordiger, naam, website en contact van de mono, en het e-mailadres dat interesseaanvragen ontvangt.
Gegevens per domein
Per domein de coördinator(en) en een korte omschrijving van één of twee zinnen.
Bevestiging werkgebied
Klopt het dat dit de zeven gemeenten zijn: Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Heemskerk, Heemstede, Velsen en Zandvoort?
Ontvangers van de formulieren
Wie ontvangt de berichten van de contactformulieren (paramedicus, partner, algemeen) en van de meedoen-formulieren per domein.
Mailchimp-aanmeldformulier
Toegang tot Mailchimp of de embedcode van het aanmeldformulier voor de nieuwsbrief.
Feedback en akkoord
Momenten waarop we jullie reactie vragen. Elk onderdeel heeft één correctieronde.
Feedback op het ontwerp
Eén ronde op huisstijl, homepage, domeinpagina en praktijkzoeker.
Akkoord bestuur op de voorbeeld-subsite
De voorbeeldsite is de bouwtekening voor alle zes domeinen. Pas na akkoord rollen we de echte subsites uit.
Feedback op agenda en aanmelden
Feedback op de ledenadministratie
Door de toekomstige CRM-beheerders, met de proefimport als testdata.
Feedback op het intranet
Eindtest door de werkgroep
De hele site doorlopen op de testomgeving en laatste punten doorgeven.
AVG en afspraken
Wij stellen op en leggen voor, jullie controleren en beslissen.
Verwerkersovereenkomst
Verstuurd op 30 oktober, het bestuur kijkt er nog naar. Nodig voordat wij de ledenbestanden ontvangen.
Keuze bewaartermijnen
Hoe lang bewaren we aanmeldingen voor bijeenkomsten, formulierinzendingen en gegevens van oud-leden? Wij doen een voorstel.
Welke persoonsgegevens zijn publiek
Mogen namen en functies van vertegenwoordigers, coördinatoren en deelnemers per domein op de openbare site? En hoe vragen we daar toestemming voor?
Controle juridische teksten
Wij leveren concepten van privacyverklaring, cookieverklaring, toegankelijkheidsverklaring en algemene voorwaarden. PK controleert.
Organisatiegegevens
KvK-nummer, adres en algemene contactgegevens voor footer, privacyverklaring en zoekmachines.
Eigenaar van Google Analytics en Tag Manager
We maken de accounts op naam van PK aan, met AceDigital als beheerder. Zo blijft de data van jullie.
Livegang
De laatste stappen voor de site op paramediekennemerland.nl staat.
Instructiesessie gepland
Twee uur online, voor de werkgroep en de domeincoördinatoren.
Handleiding voor beheerders
Leden uitnodigen voor het intranet
Na akkoord van PK krijgt elk lid een welkomstmail met een link om een wachtwoord in te stellen.
Laatste controle en overzetten
Zoekmachines toelaten, formulieren en mail testen, back-up, monitoring aan.
De site is live
Streven: voor de kerst, uiterlijk 1 januari 2027.
Fase 2 en verder
Modules die op het fundament passen, los af te nemen wanneer PK eraan toe is.
Ledenbeheer door mono’s
Per discipline een beheerrol die alleen de eigen praktijken ziet en bewerkt.
Documenten per domein
Verslagen, presentaties en zorgpaden per domein, alleen voor ingelogde leden; upload door domeincoördinatoren.
Mijn praktijk
Leden zien hun eigen gegevens vooringevuld en stellen wijzigingen voor; CRM-beheer keurt goed.
Mailchimp-koppeling
Segmenten per discipline en domein automatisch vanuit de ledenadministratie naar Mailchimp.
Agenda-uitbreiding
Terugkijkmateriaal per bijeenkomst, evaluatieformulier, wachtlijst.
Domein-nieuwsbrieven
Nieuwsbrief per domein op basis van CRM-segmenten.
Design beheeromgeving
Ledenadministratie en contentbeheer in de huisstijl, zonder WordPress-dashboard. Voor CRM-beheer, mono-beheerders en domeincoördinatoren.
Afscherming per domein
Coördinatoren zien op de hoofdsite alleen de items van het eigen domein.
Extra subsite
Zevende of achtste domein, of een discipline die een eigen site wil (bijvoorbeeld een bestaande mono-site die opgaat in PK). 8 uur per site.
Waar het fundament ook klaar voor is
Nog niet geprijsd: scholingsmodule met accreditatiepunten, betaalde bijeenkomsten met iDEAL, kennisvragen aan een domein, verwijzersportaal met zorgpaden, management-dashboard, SEO richting inwoners en verwijzers, ledenwervingscampagne, agenda-koppeling met Outlook en Google, intranet als app.
Vragen of iets onduidelijk?
Mail ons op hallo@acedigital.nl.